律师事务所的案件管理如何开展

来源:中国律师 发布时间:2019-05-21 浏览:108

作者/宋国翠 江苏义行律师事务所

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中国的律师行业经过三十余年的发展,在人员素质及专业程度方面都有了较高的提升,而律师执业的载体——律师事务所也伴随着行业的发展不断前行。当前的中国律师行业正朝着专业化与团队化方向发展,以往单打独斗的松散方式正被逐步淘汰,律师事务所的管理日趋严格,有些律师事务所已经完全完成了公司化的转变。未来的趋势中我们可以预见,公司化运营的律师事务所将管理模式必将成为律师行业发展的标尺和方向。

如果将律师事务所定位成一个服务型企业,而事务所提供的各项法律服务就是企业的产品,虽然投融资、PPP、新三板等新型的非诉业务发展很快,但诉讼案件作为律师业务的基础,依然占据主要的地位。如同企业要对产品的质量要进行把控一样,律师事务所同样需要对案件的质量进行管理,因为产品的质量决定了企业的未来和生死。因此,如何对案件进行风险控制和管理,已经成为事务所发展进程中必须考虑的问题。

为更严格地把控案件质量和风险,2014年初,江苏义行律师事务所设立了专门案件管理中心岗位,作者有幸成为义行所第一任案管中心主管,开始不断摸索案件管理的各类方法。两年来,从刚接触到到熟练操作,经过不断地学习和思考,积累了一定的经验和方法,现谈一下自己对律师事务所案件管理的认识和感想。

案件管理的具体内容

每个案件由于复杂程度各不相同,最终结案所要耗费的时间有的长达数年,短则仅需数月,但所要经历的过程大致相同。每个案件的办理过程基本可以划分为三个阶段,分别是收案审批、准备开庭和结案归档。案卷整理作为案件管理的最后阶段,是案件办理过程的物质化形式表现,其中所要求的内容,就是案件办理过程中应当进行的步骤。下面就根据这三个阶段对案件管理的具体过程进行细致的分析。

案件管理的第一个阶段的目的用一个词语来概括就是“规范”,而规范的目的是防范风险。在收案审批阶段,律师的最大风险来源于当事人,一旦操作不规范就可能成为日后发生矛盾时律师违规的证据。该阶段主要有三项内容对于律师的风险起到防范作用,一是收案审批表,二是诉讼风险告知书,三是收费凭证。

利益冲突在现实中可能出现的几率不是很高,但是对于规模较大的事务所,尤其在顾问单位较多且企业规模较大时,与顾问单位发生诉讼纠纷的个人造成利益冲突的概率就会明显提升,所以对案件是否存在利益冲突是必不可少的环节。很多律师对于风险告知书的签订不予重视,实际上它是保护律师自身的有力武器,其中的诸多内容已将诉讼中存在的风险告知了当事人,在开具所函之前诉讼风险告知书应成为必备的材料之一。

按照税务部门和行业规范要求开具正规的收费发票是事务所需严格遵守的规定,该项内容也是律所年度考核时的重点内容,是事务所案件管理规范的重要体现。除了上述三个内容之外,义行律师事务所通过学习他所的先进经验,要求承办律师在收案阶段制作首次谈话情况和案件大事记,将当事人陈述的案件主要内容记录并由当事人签字,这个过程同样可以为律师提供保障,以证明律师的事实陈述均由当事人予以确认。

案件管理的重点阶段就是准备开庭阶段,这也是案件质量形成的阶段,如果也用一个词来概括这个阶段的核心,那就是“质量”。

开庭前的准备工作占据了整个案件的主要工作量,准备的是否全面直接影响案件的质量。对于普通事务所来说,案件的质量完全掌握在承办律师的个人手中,而此时律师个人的责任心及能力成为了决定一切的因素。而每个律师的个人素质的不同必将导致案件质量的参差不齐,要解决这样一个问题,就必须制定事务所统一的案件管理制度,保证案件的整体质量处在较高的水平。

义行律师事务所为了保证案件的质量,在案件准备开庭过程中制定了许多专项制度,首先,为了提高起诉状、答辩状、证据目录等文书的质量,每周开展案件讨论,每位律师都要将各自在办的案件的文书提交案件管理中心,由业务总监代领律师共同阅读修改,使文书的质量得以提升。对于普通案件,都需经过中青年执业律师的集体讨论并作出讨论记录;而对于重大客户以及复杂的案件,所内还将安排疑难、复杂案件讨论,同时还可以提供模拟法庭的服务,并辅以可视化的工具应用,使疑难、复杂案件被充分剖析,使当事人看得到案件的准备过程。案件经过这样一个打磨过程,充分展现出各种思路的利弊,最终决定整个案件的代理思路,使案件质量提升到一个新的高度。

案件讨论

模拟法庭

诉讼技能服务手册

可视化VISIO应用

可视化思维导图应用

开庭之后的阶段主要是对案件的总结思考,同样用一个词来概括的话,就是“反思”。开庭之后的补充代理词提交同样可以看做是一个反思的过程,这是最后向法官阐述自身观点的机会,也是对整个案件全盘分析的机会,通过书写代理词可以将开庭时未能表达的观点明确详细的向法官展现。所以,无所谓要求每个案件都需在庭后提交一份高质量的代理词,抓住这最后的机会争取有利的判决结果。

当收到判决书,律师应当有一个复盘案件的过程,从每个案件之中总结得失,获取宝贵的经验。这样的一个过程反映到物质化的形式便是案件的结案报告。书写结案报告是案件归档过程中必须要完成的任务,义行所再此基础上还会要求选取一些有代表性的案件,将其编写成案例形式,像天同码一样使其成为事务所宝贵的积累和财富。反思的过程还需要我们的服务对象即当事人给予帮助,通过当事人对律师办理案件提供的意见,进一步改进自身的办案方式。基于此,义行所特别制作了当事人意见反馈表,用以收集当事人的意见。最终,案件的管理化为一本完整的卷宗,案件管理的全过程也到此完美收官。

义行档案(卷宗)室

合伙人高度重视案件管理

要真正实现律师事务所对案件质量和风险的真正管理,管理者首先应从思想上高度重视案件管理的必要性和重要性。从现实的情况来看,律师行业的行政管理日趋规范,每年的审核考察要求也日渐严格,加强案件的管理成为事务所通过行政主管部门考核的必要准备。

许多事务所都经历过年检时突击整卷的痛苦,尤其是许多律师办案不留卷的行为在此时表现的更为突出,暴露出平时管理松散随意的弊病。案件归档作为案件管理的一项内容,可以从侧面反映出案件管理的状况,作为一家正在朝着公司化转型的事务所,义行律师事务所同样经历过突击整卷的痛苦,但发现问题之后,本所立刻加强了案件归档的及时性,在一定时间段内就将需要整理的案卷通知各位律师,做到案结卷了。

如果仅从应付检查考核的角度看待案件管理,只需一份完整的卷宗即可,但案件管理并不是简单的定义为一份卷宗,而是从接待、收案至归档整卷整个流程的把握与掌控。所以,为了从整个事务所的发展角度,案件管理是必不可少的内容,因为案件管理的整个过程就是对每个案件风险的防控、质量的打磨。在日益激烈的竞争过程中,每个案件质量都关乎事务所的口碑,每个当事人的背后都隐藏着众多看不到的评价者的口碑,日益激烈的竞争倒逼每位律师必须重视案件的质量。北京天同律师事务所对案件细节和质量极尽完美的追求是每一位律师应该学习的典范。

在国家大力提倡工匠精神的今天,律师行业同样需要具备这样精雕细磨的工匠精神,让每个案件通过细致的打磨,成为一件合格的产品。所以不论从何种角度,思想上对案件管理的重视是作为事务所管理者始终谨记在心的事情。

事务所专门人员的配置

人类社会的发展进程就是社会化分工不断深入的过程,历史已经证明,专业的分工带来的是效率的不断提升。案件管理同样需要专设岗位予以协调管理,在一般的事务所中,还很少设立专门的行政部门,更谈不上案件管理的专职岗位。

义行律师事务所向来重视案件的管理工作,为此专门成立了“案件管理中心”,如果将事务所比作一家产品加工厂,那么案件管理中心人员就是整个生产线的调度员,负责整个生产过程的统筹安排,使案件管理做到井井有条。既然有了统筹安排的调度人员,自然少不了质检员,案件管理除了解决规范外,更应看重的就是质量提升,为了提升本所案件的质量,所内特别设立了业务总监一职,专门聘请了拥有超过二十多年丰富执业经验的资深诉讼律师马在伟,负责掌控全所每一个案件的质量。设置专门的案件管理人员为整个案件管理制度的制定与实施提供了坚实的基础,使整个事务所的分工更为明显,从而进一步提升专业化分工的程度,让专业的人员做专业的工作,得到的必然是专业凸显的结果。所以,事务所要提升案件管理的质量,专职的岗位设计与人员配置是必须的硬件条件以及优秀的律师办公软件

通过以上分析我们发现,若想使事务所的不断发展,就必须拥有良好的口碑,而口碑来源于过硬的产品,以质量求生存的广告语同样适用于律师事务所,所有成功的事务所,无论中外,都是以它们专业的素养及过硬的服务质量赢得了当事人及业内同行的认可。所以,案件的质量决定了事务所的前途,规范专业的案件管理制度是现代律师事务所必不可少的内在支撑,谁能率先用案件管理制度打造出高质量的服务产品,谁便可在激烈的市场竞争中立于不败之地。

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